KI richtig nutzen
KI richtig fragen: der Auftrag in vier Teilen
Allgemeine Antworten entstehen, wenn der KI der Rahmen fehlt. Vier Teile machen aus einer vagen Frage einen guten Auftrag.
· 3 Min. Lesezeit
Praxis
Was KI im Büro heute schon übernimmt.
Beiträge und Beispiele aus dem Alltag von Betrieben: das Problem, was Claude übernimmt und was der Mensch entscheidet. Alle Beispiele mit Musterdaten, ohne Kundenfälle.
Zum Nachlesen
Beiträge aus der Praxis
Unsere Praxistipps – hier ausführlich, mit Beispielen zum Abschreiben.
Büro & Organisation
Montag ohne Überraschungen: die Wochenvorschau in 15 Minuten
Was muss fertig werden, welche Termine brauchen Vorbereitung, wer wartet auf mich, was lasse ich weg? Vier Fragen am Freitag, ein ruhiger Montag.
· 3 Min. Lesezeit
KI richtig nutzen
Anfrage auf Polnisch? So hilft die KI beim Antworten
Die KI übersetzt in Sekunden – wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen. Vier Schritte vom Ersetzen der Namen bis zur Rückübersetzung.
· 3 Min. Lesezeit
Kunden & Vertrieb
Dieselbe Frage zum fünften Mal? Antwortbausteine helfen
Einmal gut schreiben, oft gut antworten: Sammeln Sie die häufigsten Fragen, lassen Sie die KI Bausteine vorschreiben und passen Sie vor dem Senden an.
· 3 Min. Lesezeit
Büro & Organisation
200 ungelesene Mails? Vier Ordner reichen
Erledigtes, Wichtiges und Werbung liegen durcheinander. Vier Ordner und eine erste Aufräumrunde machen den Eingang wieder leer.
· 3 Min. Lesezeit
Kunden & Vertrieb
Angebot raus – und dann Stille? So fassen Sie nach
Viele Angebote bleiben liegen – nicht aus Ablehnung, sondern weil etwas dazwischenkommt. Eine kurze, freundliche Nachfrage holt sie wieder nach oben.
· 3 Min. Lesezeit
Datenschutz
Kundenmail in die KI? Erst die Namen raus
Für die meisten Aufgaben braucht die KI keine Kundennamen. Mit Platzhaltern wird der Text genauso gut – ohne unnötige Daten weiterzugeben.
· 3 Min. Lesezeit
Büro & Organisation
Dateinamen, die man wiederfindet: eine Regel für alle
Datum zuerst, dann Wer, Was und Version – nie „final“. Mit einer Regel für Dateinamen sortieren sich Ordner von selbst, und jeder findet alles.
· 2 Min. Lesezeit
Marketing
Social Media mit KI planen: So machen wir es selbst
Unter der Woche keine Zeit, am Sonntagabend keine Ideen: Die KI entwirft die ganze Woche, wir prüfen, ändern und geben einmal pro Woche frei.
· 3 Min. Lesezeit
KI richtig nutzen
KI-Texte prüfen, bevor sie rausgehen
Fakten, Ton, fehlt etwas, darf alles raus? Vier Fragen in zwei Minuten verhindern, dass ein KI-Text mit Fehlern oder [Platzhaltern] beim Kunden landet.
· 3 Min. Lesezeit
Büro & Organisation
Anmeldungen verwalten: ein Link, eine Liste
Wer kommt eigentlich am Samstag? Ein Anmeldelink, eine Liste ohne Doppelte und eine Erinnerung am Vortag – vorbereitet von der KI.
· 3 Min. Lesezeit
Büro & Organisation
Telefonnotiz mit sechs Angaben: damit jeder Rückruf klappt
Name, Nummer, Anliegen, Dringlichkeit, wer zurückruft und wann notiert: Sechs Angaben machen aus einem Zettel eine Notiz, mit der jeder arbeiten kann.
· 3 Min. Lesezeit
Geschäftsführung
50 Mails, eine Seite: Entscheidungsvorlagen mit KI
Wer liest heute Abend noch 50 Mails? Die KI macht aus dem Stapel eine Seite – mit Kurzfassung, Optionen und einer Quelle für jede Aussage.
· 3 Min. Lesezeit
Handwerk & Service
Störungsmeldungen ordnen: vom Zettel zur Tour
Morgens sortiert jemand von Hand: Was eilt, wer fährt wohin? Die KI ordnet nach Dringlichkeit, bündelt nach Ort und schlägt die Touren vor.
· 3 Min. Lesezeit
Kunden & Vertrieb
Drei Wege rein, eine Liste: Anfragen mit KI im Blick
Wer hat zurückgerufen? Gab es ein Angebot? Eine Liste mit Herkunft, Status und Datum zeigt, welche Anfrage noch auf einen Rückruf wartet.
· 3 Min. Lesezeit
Hausverwaltung
Mieterpostfach sortieren mit KI: zwanzig Mails, vier Stapel
Die eine dringende Meldung steht zwischen neunzehn anderen. Die KI sortiert nach Thema und Dringlichkeit und entwirft Antworten – Sie entscheiden.
· 3 Min. Lesezeit
Büro & Organisation
Besprechungsprotokoll mit KI: aus drei Zetteln eine Aufgabenliste
Stichpunkte rein, Protokoll raus: Beschlüsse, Aufgaben mit Wer und Bis wann, Unklares markiert – verteilt noch am selben Tag.
· 3 Min. Lesezeit
Datenschutz
Darf das in die KI? Die Datenampel für Ihr Team
Ohne Regel macht es jeder anders: Die einen geben alles in die KI, die anderen gar nichts. Grün, Gelb, Rot schafft Klarheit – auf einer Seite.
· 3 Min. Lesezeit
Kunden & Vertrieb
Adressliste bereinigen: doppelt, vertippt, veraltet
Über Jahre gewachsen und voller Rückläufer: Die KI erkennt Tippfehler und Doppelte und schlägt je Zeile etwas vor. Die Entscheidung treffen Sie.
· 3 Min. Lesezeit
Marketing
Flyer an einem Tag: drei Varianten, eine Freigabe
Text, Varianten, Aushang, Druckdaten – und Freitag will die Druckerei die Datei. Mit KI wird der Flyer an einem Tag fertig, mit einer Freigaberunde.
· 3 Min. Lesezeit
Handwerk & Service
Anfragen schneller klären: Checkliste statt drei Mails
Ein Handyfoto, eine Skizze, keine Maße: Die KI füllt Ihre Checkliste aus Anfrage und Anhängen vor und macht aus allen Lücken eine Rückfrage.
· 3 Min. Lesezeit
Kunden & Vertrieb
Kundenbefragung per Mail: drei Fragen, ehrliche Antworten
Die Lauten hört man, die vielen Zufriedenen sagen nichts. Drei Fragen per Mail machen aus Bauchgefühl eine Auswertung – mit fairen Regeln.
· 4 Min. Lesezeit
Hausverwaltung
Übergabeprotokoll digital: Wohnungsübergabe ohne Abtippen
Erst auf dem Papierbogen, abends noch einmal am PC? Ein Protokoll auf dem Tablet erfasst Zähler, Schlüssel, Räume und Fotos an einer Stelle.
· 3 Min. Lesezeit
Büro & Organisation
Rechnungen mit KI erfassen: zwölf PDFs, eine Liste
Lieferant, Datum, Betrag, fällig am: Die KI liest die PDFs, legt die Liste an und markiert, was unklar ist. Sie prüfen Stichproben und geben frei.
· 3 Min. Lesezeit
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