Die Runde ist vorbei, das Protokoll nicht
Wie oft fragt in der nächsten Besprechung jemand, wer eigentlich das Angebot rausschicken wollte? Notizen auf mehreren Zetteln, Beschlüsse nur im Kopf – und das Protokoll schreibt am Ende niemand, weil es nach einer langen Runde die unbeliebteste Aufgabe ist. Die Folgen kennt jedes Team: Rückfragen per Mail und Aufgaben, die liegen bleiben.
So arbeitet die KI mit
Sie geben der KI Ihre Stichpunkte, so wie sie sind: abgetippt, diktiert oder als Foto einer gut lesbaren Mitschrift. Die KI ordnet sie in vier Bereiche:
- Beschlüsse: Was wurde entschieden? Je ein Satz.
- Aufgaben: Was ist zu tun, wer macht es, bis wann?
- Offene Punkte: Was ist noch nicht geklärt – und wer klärt es?
- Unklar: Wo die Notizen nicht eindeutig sind, markiert die KI die Stelle, statt zu raten.
Der vierte Punkt ist der wichtigste. Ein Protokoll, das Lücken überspielt, richtet mehr Schaden an als gar keines. Deshalb gehört in den Auftrag ausdrücklich der Satz: „Wenn etwas unklar ist, markiere es, statt etwas zu ergänzen.“
Zum Abschreiben: der Auftrag
Vorlage
Kontext: Das sind meine Notizen aus unserer Teambesprechung vom [Datum]. Dabei waren: [Rollen, z. B. Büro, Vertrieb, Werkstatt].
Aufgabe: Erstelle daraus ein Protokoll mit Beschlüssen, Aufgaben und offenen Punkten.
Kriterien: Jede Aufgabe mit Wer und Bis wann. Was in den Notizen unklar ist, markierst du mit [unklar] – nichts dazuerfinden.
Format: Beschlüsse als Liste, Aufgaben als Tabelle mit den Spalten Aufgabe, Wer, Bis wann.
Der Aufbau folgt den vier Teilen eines guten Auftrags – mehr dazu im Beitrag KI richtig fragen. Namen von Kolleginnen und Kollegen gehören nur in ein Werkzeug, das Ihr Betrieb dafür freigegeben hat; sonst genügen Rollen. Warum, steht im Beitrag Kundenmail in die KI? Erst die Namen raus.
Was der Mensch übernimmt
Die KI ordnet, entschieden wird im Team. Drei Dinge bleiben bei Ihnen:
- Stichpunkte liefern: Je vollständiger die Notizen, desto besser das Protokoll.
- Prüfen und ergänzen: Stimmen die Beschlüsse? Sind die markierten Stellen geklärt?
- Verteilen: Am besten noch am selben Tag, solange alle die Runde im Kopf haben.
Vorher und nachher
Beispieldaten · kein Kundenfall
Vorher: drei Zettel – „Angebot raus – wer?“, „Termin Freitag?“, „Liste prüfen“. Die Beschlüsse stehen nur im Kopf, es folgen sechs Rückfragen per Mail.
Nachher: drei Beschlüsse in je einem Satz, fünf Aufgaben mit Wer und Bis wann, zwei Punkte als unklar markiert – verteilt am selben Tag.
In der nächsten Runde gehen Sie die Aufgabenliste einfach durch: erledigt, in Arbeit, offen. Die Frage „Wer wollte das noch mal machen?“ stellt sich dann nicht mehr.
Fazit
Stichpunkte rein, Protokoll raus. Wer den Auftrag einmal als Vorlage speichert, bekommt jedes Protokoll im selben Aufbau. Welche Aufgaben sich in Ihrem Betrieb ebenso eignen, zeigt der Claude-Check in drei Minuten.
Zuerst erschienen als Beitrag vom 26. Oktober 2026 auf LinkedIn. Hier ausführlicher und mit Beispiel.
Colin-Alexander Rauer ist Gründer und Geschäftsführer der Neo Orbis UG in Cottbus. Mit seinem Team richtet er Claude und private KI in Betrieben ein – mit 25 Jahren Erfahrung aus Führung, Vertrieb und Technik.