Warum die KI nur Allgemeines liefert
Die KI kennt Ihren Betrieb nicht. Sie weiß nicht, ob Sie einen Malerbetrieb mit sechs Leuten führen oder eine Hausverwaltung mit vierhundert Wohnungen, ob Sie Ihre Kundschaft duzen oder siezen und wie ausführlich eine Antwort sein darf. Fehlt dieser Rahmen, füllt die KI die Lücken mit Durchschnitt. Heraus kommt ein Text, der überall passen würde – und nirgends richtig.
Die gute Nachricht: Das lässt sich in wenigen Sätzen beheben. Nicht mit Tricks oder Zauberformeln, sondern mit denselben Angaben, die Sie auch einer neuen Kollegin geben würden, bevor sie zum ersten Mal einer Kundin schreibt.
Die vier Teile eines guten Auftrags
- Kontext: Wer sind Sie, und für wen ist das Ergebnis? Zum Beispiel: „Ich führe einen Malerbetrieb mit sechs Leuten. Die Antwort geht an eine Kundin.“
- Aufgabe: Was genau soll entstehen? Je konkreter, desto besser: „Wir müssen ihren Termin um eine Woche verschieben. Biete zwei neue Termine an.“
- Kriterien: Ton, Länge, was hinein muss – und was nicht. Etwa: „Freundlich und ehrlich, höchstens fünf Sätze, keine Ausreden.“
- Format: Wie soll das Ergebnis aussehen? Als E-Mail mit Betreff, als Liste, als Tabelle oder als Stichpunkte für ein Telefonat.
Sie müssen die vier Teile nicht beschriften. Wichtig ist nur, dass alle vier vorkommen.
Zum Abschreiben: ein vollständiger Auftrag
Beispiel
Kontext: Ich führe einen Malerbetrieb mit sechs Leuten.
Aufgabe: Schreib eine Antwort an eine Kundin: Wir müssen ihren Termin um eine Woche verschieben. Biete zwei neue Termine an.
Kriterien: Freundlich und ehrlich, höchstens fünf Sätze, keine Ausreden.
Format: Als E-Mail mit Betreff.
Der Name der Kundin fehlt mit Absicht. Für den Text braucht die KI ihn nicht – ein Platzhalter wie [Name] reicht. Den echten Namen setzen Sie erst im fertigen Text ein. Warum das wichtig ist, erklärt der Beitrag Kundenmail in die KI? Erst die Namen raus.
Wenn das Ergebnis noch nicht passt
Ein Auftrag ist kein einmaliger Wurf. Passt der erste Entwurf nicht, sagen Sie der KI, was fehlt – statt von vorn anzufangen:
- „Kürzer, höchstens drei Sätze.“
- „Weniger förmlich, wir sprechen unsere Kundschaft persönlich an.“
- „Nenn den Grund für die Verschiebung: Das Material wird später geliefert.“
Hilfreich ist außerdem ein Satz am Ende des Auftrags: „Frag mich, wenn dir für eine gute Antwort Angaben fehlen.“ Dann merken Sie schnell, welchen Teil des Rahmens Sie vergessen haben.
Einmal aufschreiben, immer wieder nutzen
Vieles wiederholt sich: Terminverschiebungen, Nachfragen zu Angeboten, Antworten auf dieselben Fragen. Den Kontext müssen Sie dafür nicht jedes Mal neu tippen. In Claude lässt er sich zum Beispiel in einem Projekt hinterlegen – mit Ihren Vorlagen, Preisen und Regeln. Für die einzelne Aufgabe genügt dann ein Satz. Genau das richten wir beim Einstieg „Eine Aufgabe. Ein Nachmittag.“ gemeinsam mit Ihnen ein.
Fazit
Je mehr Rahmen, desto weniger Allgemeinplätze. Nehmen Sie sich bei der nächsten Mail eine Minute für Kontext, Aufgabe, Kriterien und Format – und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem, was Sie bisher bekommen haben.
Zuerst erschienen als Praxistipp vom 9. November 2026 auf LinkedIn. Hier ausführlicher und mit Beispiel.
Colin-Alexander Rauer ist Gründer und Geschäftsführer der Neo Orbis UG in Cottbus. Mit seinem Team richtet er Claude und private KI in Betrieben ein – mit 25 Jahren Erfahrung aus Führung, Vertrieb und Technik.