Dateinamen, die man wiederfindet: eine Regel für alle

Warum Dateinamen so viel Zeit kosten

Jeder benennt Dateien ein bisschen anders. Der eine schreibt den Kunden zuerst, die andere das Datum, der dritte gar nichts außer „Scan“. Solange nur eine Person mit den Dateien arbeitet, geht das. Sobald mehrere zugreifen – oder jemand im Urlaub ist –, beginnt die Suche. Und spätestens bei der dritten „finalen“ Fassung weiß niemand mehr, welche verschickt wurde.

Die Regel in vier Teilen

1. Datum zuerst: im Format JJJJ-MM-TT, also 2026-11-01. So sortiert jeder Ordner die Dateien automatisch in zeitlicher Reihenfolge – auch über Monats- und Jahresgrenzen hinweg.
2. Wer: Projekt, Kunde oder Vorgang, kurz und immer gleich geschrieben, zum Beispiel „Bad-Umbau“.
3. Was: die Art des Dokuments – Angebot, Rechnung, Protokoll, Vertrag.
4. Version: v1, v2, v3. Nie „final“, denn auf „final“ folgt erfahrungsgemäß „final2“.

Zwischen den Teilen steht ein Unterstrich, innerhalb eines Teils ein Bindestrich. Leerzeichen und Sonderzeichen lassen Sie besser weg, weil manche Programme und Server damit Probleme haben.

Zum Abschreiben: das Beispiel

Ergänzungen für den Alltag

• Welches Datum? Bei Angeboten und Briefen das Datum des Dokuments, bei Scans das Eingangsdatum. Wichtig ist, dass alle es gleich machen.
• Kundennamen im Dateinamen? Intern ist das üblich. Gehen Dateien nach außen, reichen oft ein Projektname oder eine Vorgangsnummer.
• Alte Dateien: Nicht alles auf einmal umbenennen. Die Regel gilt ab heute; alte Ordner werden umbenannt, wenn man sie ohnehin anfasst.
• Mit KI: Für einen Ordner voller Scans kann die KI eine Liste mit Vorschlägen für neue Dateinamen machen. Umbenannt wird erst nach Ihrer Prüfung. Wie KI solche Büroaufgaben im Alltag übernimmt, zeigt die Seite KI im Betrieb.

Fazit

Datum zuerst, nie „final“. Mit einer Regel für Dateinamen findet jeder im Team jede Datei – auch die Rechnung aus dem letzten Quartal. Wie das Postfach genauso übersichtlich wird, zeigt der Beitrag Vier Ordner reichen.